Aprobado por: Dr. Jaime Andres Hernandez
Vigencia: A partir del 25 de Octubre de 2023
Garantizar la protección de los derechos fundamentales a la privacidad, la intimidad y el buen nombre de nuestros colaboradores, proveedores y clientes en general, quienes en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las comerciales, administrativas y laborales; sean estas permanentes, transitorias u ocasionales y en las cuales Fundación Paso a paso ay. actúe como encargada o responsable del tratamiento de la información o dato personal.
El tratamiento de la información y datos personales de los que se encarga y responsabiliza Fundación Paso apaso ay.; se regirá por las normas previstas en este documento en concordancia con las políticas empresariales fijadas por la Asamblea General, y en los aspectos aquí no contemplados, se atenderán inmersos en las siguientes normas:
Constitución Política, Artículo 15.
* Ley 1581 de 2012.
* Ley 1266 de 2008.
* Ley 1273 de 2009.
* Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
* Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
* Decreto Reglamentario 886 de 2014.
* Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
* Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Entiéndase como tratamiento cualquier operación o conjunto de operaciones sobre información y bases de datos, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia, transmisión o las demás que se consideren pertinentes en el curso normal de las actividades realizadas por la Fundación Paso a paso ay., relacionados con giro ordinario de los negocios, la actividad económica en que se desempeña y en desarrollo del objeto social para la que esta fue creada.
Las actuaciones que se adelanten para la ejecución de todos los procesos administrativos, comerciales y laborales de la Fundación Paso a paso ay., deberán desarrollarse con arreglo a los principios que a continuación se señalan:
En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por Fundación Paso a paso ay., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Fundación Pasoa a paso ay., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por Fundación Paso a paso ay., será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos, humanos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas, humanas y técnicas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, datos personales y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se compromete a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, todas las informaciones personales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.
El tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, FUNDACIÓN Paso a paso ay. no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
Los términos utilizados en el texto de la presente Política Organizacional se deben entender en el lenguaje técnico correspondiente, o en su defecto, en su sentido natural y obvio, según el uso general de los mismos. Para efectos de este documento, los términos que a continuación se relacionan tendrán el significado que la ley le asigna:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, entre otros.
Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Es persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Hace referencia a la Ley 1581 de 2012, Decretos reglamentarios o las normativa que los modifiquen, complementen o sustituyan.
Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Fundación Paso a paso ay. como responsable en el tratamiento de datos personales e información usada, capturada y recolectada en los términos de la presente Política Organizacional, hará uso exclusivo de ellos para las finalidades que se encuentra facultada, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales y dará especial cumplimiento a los deberes que a continuación se enumeran:
* Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho fundamental a la protección de datos personales.
* Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
* Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
* Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
* Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
* Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de los datos.
* Informar en el evento que proceda, al Encargado del Tratamiento por Fundación Paso a paso ay., la existencia de discusión de determinada información o dato personal por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
* Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
* Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
* Cumplir con las instrucciones y requerimientos que impartan para el efecto la Superintendencia de Industria y Comercio.
* Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley.
* Actualizar la información reportada por los Titulares dentro del término legal para tal efecto.
* Registrar en la base de datos de Fundación Paso a paso ay. las leyenda "Reclamo en trámite base datos" conforme a lo dispuesto en la Ley.
* Insertar en la base de datos de Fundación Paso a paso ay. la leyenda "Información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
* Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
* Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
* Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
* Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Fundación Paso a paso ay. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
* Ser informado por Fundación Paso a paso ay. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
* Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley, Reglamentos y/o en la presente Política Organizacional de Fundación paso a paso ay, y las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.
* En todo caso, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
* Acceder en forma gratuita y en los términos dispuestos en la presente Política Organizacional, a sus datos personales que son objeto de Tratamiento por parte de Fundación paso a paso ay. y ejercer sus derechos sobre los mismos, para lo cual la institución habilita los mecanismos establecidos en los Procedimientos de Derechos de Petición y PQR que se encuentran permanentemente disponibles a nuestros clientes y que a partir de la vigencia de la presente Política se habilitan para los Titulares de los datos que reposan en la Base Documental de la Entidad.
* Todos los demás derechos que consagra la Ley y demás normas afines que regulan la materia.
Para la recolección, almacenamiento, uso o circulación de datos personales Fundación Paso a apso ay., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los mismos, para lo cual seguirá los procedimientos o mecanismos más adecuados para obtener dicha autorización por parte del Titular e informar los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
La autorización consta en documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo adoptado en cada uno de los procesos de Fundación Paso a paso ay., que permita manifestar u obtener el consentimiento, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por Fundación Paso a paso ay., y será puesto a disposición del Titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
La supresión de datos o revocatoria de la Autorización podrá ser solicitada por el Titular, sus causahabientes o quien acredite la calidad de apoderado, mediante comunicado motivado cuando:
* Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
* Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron capturados.
* Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron capturados.
* Cuando así lo considere necesario.
Esta supresión o revocatoria implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Fundación Paso a paso ay.
Fundación Paso a paso ay. podrá negar la supresión de la información en los siguientes eventos:
* Cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
* Cuando la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
* Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
Fundación Paso a paso ay. pondrá en conocimiento de los Titulares de la información que reposa en su base de datos, la Política Organizacional de tratamiento de la información, y de la misma manera solicitará autorización a los mismos para continuar con el tratamiento de sus datos.
Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Las solicitudes de consulta deberán realizarse por escrito ante cualquiera de las oficinas de Fundación Paso a paso ay. en todo el país, las mismas deberán ir acompañadas de la firma del titular de los datos personales con fotocopia de la cédula de ciudadanía, lo cual acreditará la identidad del titular de la información.
Todo Titular de información que repose en la base de datos de Fundación Paso a paso ay. posee una serie de garantías frente a la institución en lo concerniente al poder de decisión y control que tiene sobre sus datos. En tal sentido, el Titular o sus causahabientes por interpuesta persona o apoderado que consideren que la información contenida en la base de datos de Fundación Paso a paso ay. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad vigente y en la presente Política Organizacional, podrán presentar un reclamo ante la Entidad, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
* La presentación de la solicitud deberá constar por escrito y contener como mínimo el nombre, cédula y dirección de notificación del Titular, así como fotocopia de la cédula de ciudadanía que acredite la calidad del mismo y la manifestación de la solicitud. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite se requerirá al Titular dentro de los cinco (05) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (02) meses desde la fecha del requerimiento sin que el Titular o solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
* Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por el Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad y dado el caso su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar, derecho que le asiste como titular de los mismos.
* La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por Fundación Paso apaso ay. y debe contener, como mínimo el cuerpo de la solicitud, la siguiente información:
* El nombre, documento de identidad y domicilio de notificación
* Los documentos que acrediten la identidad o representación del Titular o solicitante.
* La descripción clara y precisa de la información o datos personales respecto de los cuales el Titular o solicitante busca ejercer alguno de los derechos.
* Los demás elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
* El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Fundación Paso a paso ay. hará uso y tratamiento de los datos sensibles en los eventos permitidos por las normas vigentes atendiendo:
* A la autorización explícita a dicho tratamiento por parte del Titular, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
* El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
* El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Fundación Paso a paso ay. cuenta un sistema de videovigilancia al interior de la sede administrativa y/o de sus oficinas a nivel nacional, el cual cumple a cabalidad con los derechos de tratamiento de datos personales de colaboradores, clientes y/o cualquier otra persona que visite nuestras instalaciones.
Por lo anteriormente expuesto, se informa que los datos recolectados por medio de videograbaciones que se realizan dentro de las instalaciones de Fundación Paso a paso ay. se utilizarán para fines de seguridad y vigilancia de las personas, como de los bienes e instalaciones de Fundación Paso a paso ay., y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tiempo y tipo de proceso ya sea administrativo, judicial o interno.
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, Fundación Paso a paso ay. podrá dar tratamiento a sus Bases de Datos con personas naturales o jurídicas; nacionales o extranjeras, para lo cual tomará las medidas necesarias vinculantes para que esos terceros conozcan y apliquen esta Política Organizacional, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados y conocidos por Fundación Paso a paso ay. y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente al autorizado por los Titulares y propietarios de la información personal.
De igual manera, Fundación Paso a paso ay. también podrá intercambiar Información Personal o Base de Datos con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, según sean requeridos sin perjuicio al tratamiento lícito de la información requerida y que deben ser utilizadas:
* Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia.
Para cumplir con procesos jurídicos.
Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia.
Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones.
Para proteger nuestras operaciones.
Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros.
Para obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
En todo caso, Fundación Paso a paso ay. en los términos permitidos por la Constitución Política, la Ley, el Reglamento y sus Reglamentos Internos, se reserva la facultad de mantener y calificar Información y Datos Personales que reposen en sus bases de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos propios de las actividades comerciales de la Entidad en su naturaleza de Microfinanciera, proveedora de productos y servicios financieros.
Fundación Paso a paso ay. es responsable del Tratamiento de la Información y Datos Personales de los Titulares. En tal condición asigna el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia, transmisión, etc. de la información y datos personales, a la Gerencia de Desarrollo Tecnológico y Base de Datos o dependencia de Fundación Paso a paso ay. que haga sus veces.
La Vicepresidencia Comercial y Mercadeo a través del Área de Servicio al Cliente tendrá como función la de recepcionar y canalizar las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012, así mismo la Vicepresidencia de Gestión Interna de Fundación Paso a paso ay. como el encargado del almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia, transmisión; quienes cumplirán la función de protección de datos personales, así como adopción e implementación de las obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.
Para Fundación Paso a paso ay. es muy importante mantener una relación comercial, administrativa y laboral transparente y garantizar los canales de comunicación en cuanto al uso, recolección, circulación transmisión, supresión y en general garantizar los derechos y su ejercicio en cuanto al tratamiento de la información suministrada y autorizada previamente por el Titular.
* Los Titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria, podrá dirigir sus solicitudes en cualquiera de los Establecimientos de Fundación Paso a paso ay. abiertos al Público a nivel nacional.
Fundación Paso a paso ay., como responsable del tratamiento de la información y datos personales contenidos en la base documental y con sujeción a la normatividad vigente adiciona y complementa las disposiciones contenidas en el Código de Buen Gobierno, el Código de Ética y Conducta, la Política de Seguridad Informática y la Política para la Administración de Documentos y deroga todas las disposiciones internas sobre la materia que le sean contrarias.
En virtud de la presente política, FUNDACIÓN PASO A PASO AY. podrá desarrollar políticas sobre aspectos específicos (por ejemplo, política de cookies), así como lineamientos, directrices y circulares orientados a su implementación, siempre que sean consistentes con el marco normativo y esta política.
Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en la página web https://fundpasoapasojy.com/, o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.